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吕梁市新闻工作者协会政府采购内部控制制度

来源:吕梁市新闻工作者协会 更新时间:2021-07-30 16:51:00

  吕梁市新闻工作者协会政府采购

  内部控制制度 

  第一条 为加强和规范政府采购行为,进一步强化政府采购内部流程控制,落实政府采购政策、防控廉政风险和法律风险等根据《吕梁市财政局关于转发<山西省财政厅关于进一步强化依法采购意识夯实采购主体责任的通知>的通知》(吕财购[2021]6号)文件要求依据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国政府采购法实施条例》等有关法律法规,结合本单位实际,制定本制度。
  第二条 本制度适用于市记协各科室(以下简称“各科室”)
  第三条 政府采购内部控制管理基本原则是坚持全面管控与突出重点并举,分工制衡与提升效能并重,权责对等与依法惩处并行。
  第四条 政府采购内部控制管理以“分事行权、分岗设权”为主线,建立健全政府采购内部运转和管控制度,实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约。
  第五条 建立健全内部政府采购事项集体研究、合法性审查和内部会签相结合的议事决策机制。决策过程要形成完整记录,任何个人不得单独决策或者擅自改变集体决策。
  第六条 市记协各科室根据以下职责开展工作,既不能失职不作为,也不得越权乱作为。
  1.办公室与各科室负责政府采购工作的指导管理,归口管理部门政府采购预算的编制、执行及评价,负责本单位政府采购项目预算的审核。
  2.办公室。负责本单位政府采购工作,政府采购预算编制、执行及评价工作,落实编制政府采购预算和实施计划、确定采购需求、组织采购活动、履约验收、答复询问质疑、配合投诉处理等工作。其他科室负责机关政府采购项目合同和政府购买服务项目采购方式的审核。
  3.培训中心。负责政府采购全过程监督检查,受理投诉处理等纪检监察工作。
  第七条 各科室应按照不相容岗位分离的原则合理设置政府采购岗位,明确岗位职责、权限和责任主体,细化各流程、各环节的工作要求和执行标准。具体岗位是:
  1.办公室与培训中心设置政府采购工作经办岗位和政府采购工作审核岗位,二者相互制衡,实行审核岗位负责制,负责对照办事与培训中心政府采购机构职责,按照相关流程和标准,组织开展年度各项政府采购工作。
  2.办公室。设置政府采购工作经办岗位和政府采购工作审核岗位,二者相互制衡,实行审核岗位负责制,负责对照办公室政府采购职责,按照相关流程和标准,组织开展年度各项政府采购工作。
  3.电子卖场管理限额标准以下并纳入电子卖场管理的货物、工程和服务事项,由办公室政府采购工作经办岗位人员与有关科室政府采购工作经办岗位人员根据审核批准的电子卖场采购申请内容自行登陆电子卖场进行采购,办公室经办岗位人员负责审核电子卖场中的采购业务。对单次采购在限额标准以下5万元以上(含5万元)的货物、工程和服务,在办公室经办岗位人员初审后,应由办公室审核岗位审核。
  第八条 绩效目标。各科室应科学编制政府采购项目预算金额,确定的政府采购项目在预算编制环节都要申报绩效目标,填报的绩效目标要做到指向明确、相应匹配、合理可行、细化量化,合理客观地反映政府采购项目预算支出的产出和效益。编制的绩效目标需嵌入采购政策目标。
  第九条 绩效评价。各科室政府采购项目的绩效评价在年度部门整体自评时一并评价。
  第十条 落实机制。各科室应建立政府采购政策的落实责任机制,在预算编制、绩效管理、需求制定、方式选择、项目评审、合同订立等环节,做好政府采购政策落实工作。
  第十一条 责任主体。各科室应根据各自职责,履行好政府采购需求制定的主体责任。具体责任主体是:
  1.办公室是政府采购需求预算的审核部门。
  2.办公室是本单位采购需求制定的牵头部门。
  3.其他科室。是采购需求制定的责任部门,本单位各科室应切实履行采购需求调研论证的主体责任,确保制定的购需求符合法律法规以及政府采购政策规定的技术、服务、安全等要求。对于涉及民生、社会影响较大的项目,局机关各部门在制定采购需求时,还应当进行法律、技术咨询或者公开征求意见。
  第十二条 审批程序。各科室采购需求需履行相应的审批程序,本单位采购需求审批程序:各科室政府采购经办岗位人员应及时制定采购需求,先由办公室审核后,申报履行相应政府采购手续。符合“三重一大”内容的政府采购项目,各科室在制定采购需求前需履行“三重一大”审批程序。限额标准以上的政府采购项目的采购需求意向需提前报办公室网上申报公示30天后再实施采购程序。
  第十三条 采购方式。各科室根据项目需求特点、绩效目标和市场供需等情况,依法确定适宜的采购方式。各科室内部会商机制:1万元以下项目由各科室内部集体会商确定,并形成书面会商意见;1万元以上(含1万元)项目由项目所属科室、办公室确定,并形成书面会商意见。
  第十四条 代理机构。根据相关规定,集中采购目录内的项目须委托集中采购机构代理采购,分散采购限额以上的项目可自主选择代理机构代理采购,限额以下的项目根据需求决定是否委托代理机构代理采购。代理机构的选择由各科室按照择优选择的原则内部集体会商确定,并形成书面会商意见,会商意见作为采购项目费用报销的附件之一委托采购代理机构办理采购事宜须签订委托代理协议,明确双方的权利和责任,明确代理机构收费标准,不得转嫁政府采购管理的主体责任。
  第十五条 采购文件。各科室在充分调研基础上,结合项目实际,编制采购文件。采购文件应包括采购需求、投标人资格条件、政府采购政策要求与执行措施、一次性密封报价等投标报价要求、评标方法和标准以及拟签合同文本等事项。根据采购项目的需求特点和绩效目标,围绕能够体现货物和服务的质量、价格、效率等关键因素,科学设置评审因素。
  第十六条 合同签订。发出中标(成交)通知书后,各科室应当按照采购文件确定的事项,在规定日期内与中标(成交)供应商签订书面合同。政府采购合同签订前,应将合同文本报办公室和法律顾问审核,确保符合相关法律规定。
  第十七条 合同备案。各科室与供应商签订政府采购合同后,应按规定及时向办公室进行备案。
  第十八条 履约验收。履约验收工作原则上应当由2人以上共同办理,并明确主要负责人员;困自身专业能力限制不能完成履约验收任务时,可引入专家提供咨询建议。各科室设置履约验收经办岗和复核岗,履约验收工作实行项目所属科室一把手负责制,办公室应明确专人参与履约验收工作
  第十九条 问责机制。应建立对履约验收岗位的失职失责行为实施问责追责制度。在履约验收时,存在失职失责行为的,视情节轻重给予相应的问责处理。
  第二十条 电子卖场使用。各科室限额标准以下的货物、服务和工程项目执行,对不具备在政府采购电子卖场采购的限额标准以下的货物、服务和工程项目实施简易采购。各科室符合简易采购内容的采购项目,分管领导、领导批示后,在办公室与培训中心审核后在线下实施项目采购。
  第二十一条 公平竞争。应积极贯彻落实优化营商环境相关政策,依法保障各类市场主体平等参与政府采购活动的权利。不差别对待各类所有制、各类规模、各类地区的市场主体;不设置歧视性和排他性条件,排斥潜在供应商。
  第二十二条 采购意向公开。各科室2021年起限额标准以上的政府采购项目应在中国山西政府采购网公开采购意向。采购意向应提前公示30天后,才能实施政府采购项目。
  第二十三条 询问和质疑答复。本单位政府采购项目的询问和质疑答复工作由办公室牵头,各承办科室负责具体询问和质疑。
  第二十四条 强化监督。本单位定期或不定期对政府采购执行进行监管。并畅通问题反馈和受理渠道,有效分析、预判管理、处置风险事项。对执行不好的环节和事项督促及时整改落实,并持续优化政府采购内部控制制度。
  第二十五条 “双备案”管理。各科室预算资金实行招投标的工程项目,除执行招投标管理规定外,还应按照政府采购管理的要求,在吕梁市政府采购电子化管理平台录入项目计划,把招投标信息公告链接到中国山西政府采购网予以公开。
  第二十六条 采购档案管理。各科室应当加强政府采购记录控制,按照规定妥善保管与政府采购管理、执行相关的各类文件采购决策意见、招标文件、投标文件、评审资料、采购合同、验收文档等资料(包括音视频资料),应纳入办公室档案管理。保存期限应自采购活动结東之日起不少于15年。
  第二十八条 涉密采购管理。各科室应加强涉密政府采购项目内部控制管理,实行涉密政府采购项目集体研究与内部会商相结合的议事决策机制,完善采购需求和采购方式确定、采购活动组织的内部审核制度,并严格按照《涉密政府采购管理行办法》的相关规定组织采购。
    第二十九条 本制度由办公室负责解释。 

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