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吕梁市儿童福利院政府采购业务内部管理制度

来源:吕梁市儿童福利院 更新时间:2021-07-30 16:08:00

  政府采购业务内部管理制度
  第一章总则
  第一条 为规范单位政府采购业务管理,根据《中华人 民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》及其 实施条例等,结合工作实际情况,制定本制度。
  第二条本制度适用于单位本级。
  第三条 政府采购是指使用财政性资金釆购依法制定的 集中采购目录以内的或者釆购限额标准以上的货物、工程和 服务的行为。
  采购是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行 为,包括购买、租赁、委托、雇用等。货物是指各种形态和 种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等。工程是指 建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、 拆除、修缮等。服务是指除货物和工程以外的其他政府采购 对象。
  第四条 政府釆购应当遵循公开透明原则、公平竞争原 则、公正原则和诚实信用原则。
  第二章管理机构和•岗位
  第五条 领导班子会议是单位政府采购管理最高决策机 构。主要职能包括: "
  (一)审定政府釆购业务内部管理制度;• •
  (二) 研究决定重大政府采购事项;
  (三) 其他相关决策事项。
  第六条 办公室是政府采购归口部门。主要职能包括:
  (一) 草拟政府采购业务内部管理制度;
  (二) 转发有关管理规定与政府采购相关信息;
  (三) 确定政府采购组织形式和采购方式;
  (四) 申报政府采购计划(《采购执行建议书》);
  (五) "根据釆购需求统一组织釆购活动;
  (六) 指导和督促相关部门依法订立和履行政府采购合 同;
  (七) 组织政府釆购验收,需求部门(实际使用人)参 与验收;
  (八) 组织处理政府釆购纠纷;
  (九) 备案政府采购合同和相关文件;
  (十)妥善保管政府采购业务相关资料;
  (十一)定期对政府采购业务信息进行分类统计和分析, 并在内部通报;
  (十二)配合财务部门核对政府釆购业务结算情况。
  上述职能由采购管理岗办公室具体负责。
  第七条 财务部门是政府采购财务层面的协同管理机 构。主要职能包括:
  (一) 汇总编制、下达政府采购预算;
  (二) 审核确定采购资金来源;
  (三) 审核政府釆购支付申请手续;
  (四) 办理相关资金支付;
  (五) 对政府釆购业务进行账务处理;
  (六) 定期与办公室核对政府釆购业务结算情况。
  •上述职能由财务岗具体负责。
  第八条 各内设机构是政府采购需求部门。归口管理的 采购事项,各归口部门是政府采购需求部门。政府采购需求 部门(以下简称需求部门)的主要职能包括:
  (一)征集汇总归口管理的采购需求(如涉及归口);
  (-)申报政府釆购预算;
  (三)提出政府釆购申请;
  (四) 确认政府采购文件;
  (五) 确认政府采购结果;
  (六) 参与政府釆购合同订立;
  (七) 提出并参与政府釆购验收;
  (八) 提出政府采购资金支付申请。
  上述职能由采购经办岗各部门负责。
  第九条 政府采购需求制定与内部审批;采购文件准备 与复核;合同签订与验收;验收与保管等不相容职责,由不 同岗位和人员负责,相互分离。
  第三章政府
  第三章政府采购预算与计划
  第十条政府采购需求确定。
  (一)资产采购项目需求:各部门在资产配置标准范围 内申报次年资产采购清单,办公室汇总审核并统筹平衡报废 待处置资产情况,形成单位资产采购清单报领导班子会议批 准。
  第十一条 政府采购预算管理。
  (一) 政府采购预算编制。需求部门在编制年度预算时, 应按照财政部门和《预算业务内部管理制度》预算编制的要 求编制政府釆购预算。各部门不得编制无资金来源的政府采 购预算。•
  (二) 政府采购预算执行。严格按照批准的预算执行, 不得组织实施无政府釆购预算的采购活动。
  (三) 采购预算结余资金管理。政府采购预算的财政性 资金在釆购活动结束后,出现结余资金,由财务部门相应核 减政府釆购预算,结余资金按照规定程序报经批准可调整用 于其他新增项目。已办理政府采购确认书超过两年但未实施 釆购的,其对应的采购预算资金将视同结余资金,由财政收 回平衡预算。
  ,第十二条采购申请。
  (一)需求部门发起采购申请,填写《事项审批单》, 采购申请应说明釆购项目的基本情况。单项采购预算在限额 标准以上的项目申请,应当同时报送项目需求分析报告,根 据采购对应的支出事项,按照《收支业务内部管理制度》执 行审批程序。
  (二) 通过电子卖场采购的采购项目,应在发起前完成 供应商的初步筛选,拟选供应商一并执行审批。
  (三) 对于临时、紧急的采购项目,应说明特殊原因, 经财务部门调整、审核预算,报经分管业务领导、分管财务 领导批准后进行釆购。
  (四) 除通过电子卖场采购的釆购项目和预算追加外, 对采购需求相同的项目,同一年度内原则上不得分批(或分 次)申请执行。
  第十三•条采购计划申报与批复。
  (一) 釆购管理岗根据审批通过的釆购申请,在政府采 购项目实施前填报《政府采购预算执行建议书》,按照规定 上报财政部门审核或备案,下达《政府釆购预算执行确认 书》。
  (二) 釆购管理岗通知需求部门按照财政部门的确认意 见依法组织采购。
  第四章政府采购活动
  第十四条采购组织形式确定。
  (一) 政府集中采购项目(目录内):
  1 .全省统一集中采购项目,由办公室集中采购需求后, 通过“政釆云”平台的项目采购系统依法组织采购。
  2.分散采购限额以下的,由需求部门在电子卖场的网上 超市、网上服务市场、行业馆或主题馆中选择供应商。
  3.达到分散采购限额标准但在公开招标数额标准之下 的,由需求部门在办公室的协同下,在电子卖场的在线询价 系统、反向竞价系统、行业馆或主题馆、网上服务市场中进 行竞价采购。
  4.达到公开招标数额标准的,由办公室委托集中采购机 构依法组织公开招标。
  (二) 部门集中采购项目:由办公室委托集中釆购机构 或其他采购代理机构采购组织采购c
  (三) 分散采购项目:
  1 .由办公室依法自行组织采购,优先选择通过电子卖场 釆购:其中达到公开招标数额标准以上的项目,如不具备编 制招标文件和组织评标能力的,应当委托釆购代理机构进行 釆购。
  2.单项或年度批量预算金额在分散采购限额标准以上、 公开招标数额标准以下,规格标准较为统一、现货货源充足
  且价格变化幅度小的货物类分散釆购项目,由需求部门在办 公室的协同下,通过“政釆云”平台电子卖场一一在线询价 系统、反向竞价系统、行业馆或主题馆进行竞价采购。
  3.单项或年度批量预算金额在分散采购限额标准以上、 公开招标数额标准以下,服务标准较为统一、市场竞争充分 且价格变化幅度小的服务类分散采购项目,由需求部门在办 公室的协同下,通过“政采云”平台电子卖场一一网上服务 市场进行竞价采购。
  (四)一..其他采购项目:
  1 .对集中采购目录以外,年度批量预算金额在分散釆购 限额标准以下的货物或服务类项目,由需求部门通过“政采 云”平台电子卖场-网上超市、网上服务市场、行业馆或主 题馆、分散服务市场进行采购。
  2.网上超市、网上服务市场、行业馆或主题馆等未上线 的货物或服务,由需求部门自行组织采购。
  第十五条采购方式确定。
  (一) 公开招标应作为采购的主要方式。未经财政部门 批准,不得将应当采用公开招标的项目以非公开招标釆购方 式开展采购活动。
  (二) 釆用非公开招标方式采购的)需满足采购方式的 适用范围。
  (三) 应当采用公开招标的项目以非公开招标采购方式 的,需求部门提出意见,经办公室、财务部门初核,分管业 务领导、分管财务领导审核后)报财政部门批准。
  第十六条 委托集中采购机构或其他采购代理机构组织 采购。
  (一) 代理机构的委托。由办公室与采购代理机构签订 《政府釆购委托代理协议》,明确委托的事项、双方的权利
  与义务,并依规评价代理工作。对公开招标限额以下、无特 别要求的集中采购项目,可按年签订《委托代理协议》。
  (二) 采购需求编制与论证。需求部门提交详细的采购 需求,办公室根据项目特点,结合预算编制、相关可行性论 证和需求调研'情况,可以对采购需求统一组织论证。政府向 社会公众提供的公共服务项目,需求部门应当会同办公室就 确定釆购需求征求社会公众的意见。需求复杂的采购项目可 引入第三方专业机构和专家,吸纳社会力量参与采购需求编 制及论证.
  (三) 采购文件的编制与确认。釆购代理机构根据釆购
  需求编制采购(招标)文件,需求部门负责人确认采购(招 标)文件,涉及归口管理的,需求部门需将采购(招标)文 件交原需求提出部门负责人共同确认。采购文件应当完整反 映采购需求的有关内容,设定的评审因素应当与采购需求对 应,采购需求相关指标有区间规定的,评审因素应当量化到 相应区间。
  (四) 釆购活动的实施。采购代理机构刊登招标公告或 发岀投标邀请,接收投标,组织开标,成立评标委员会进行 评标、定标;
  需求部门可推选采购人代表参加采购评审,采购人代表 参与评审过程中不得诱导、左右其他评标专家的意见,保证 其他评标专家的独立性。
  (五) 釆购结果确认。评标委员会(谈判、询价、磋商 小组)出具评审报告)需求部门从评审报告推荐的中标或成 交候选人中按顺序确定中标(成交)供应商,也可以书面授 权评标委员会直接确定成交供应商。釆购人代表经需求部门 负责人授权后现场签字确认采购结果,在评审结束后带回并 妥善保管评标资料。
  (六) 代理机构发布中标(成交)通知书并按照规定进 行公示。
  第十七条电子卖场采购。办公室指定专人办理电子卖 场采购事项,按照规定做好用户账号、工作流程及操作权限 的配置维护,具体采购流程、合同模板、合同签订形式等环 节以系统设定为准。按照计划或实际需要合理选择电子卖场 采购方式,在同等条件下优先选购价格更低的商品或服务。 相同商品未上架或在其他市场价格更低的,可从其他市场采 购,在报销时提供电子卖场价格截屏。
  第十八条 自行组织釆购。办公室参照第十七条组织, 其中代理机构工作职责由办公室负责。
  第十九条釆购合同管理。.
  (一) 严格依据采购需求与中标文件编制采购合同。釆 购合同的具体条款应当包括项目的验收要求、与履约验收挂 钩的资金支付条件及时间、争议处理规定、采购人及供应商 各自权利义务等内容。釆购需求、项目验收标准和程序应当 作为采购合同的附件。
  (二) 在中标或成交通知书发出后的30 H内,办公室 应按照《经济合同管理内部管理制度》执行采购合同审查与 用印程序,完成政府采购合同签订,并在合同签订后7个工 作日内,将合同副本报财政部门备案。委托采购代理机构签 订采购合同的,由办公室申请签订授权委托书,作为合同的 附件。
  第二十条采购变更。
  (一) 釆购实施过程中发生采购需求或采购方式变更的, 由需求部门提出变更申请,经办公室、财务部门初核,分管 业务领导、分管财务领导审核后,报财政部门审批后执行。
  (二) 合同履行过程中,因特殊原因需要变更或终止合 同的,按照《经济合同内部管理制度》执行审批,需求部门 应与供应商协商一致,并将变更、终止合同的理由、变更内 容和责任等以书面形式经釆购代理机构审查同意后,报财政 部门批准备案。
  第二十一条 政府采购进口产品/对未纳入统一组织专 家论证范围的进口产品,因工作需要确需采购的,由办公室 组织专家论证,填写《政府釆购进口产品申请核准表》,报 财政部门审核批复后执行。
  第五章政府采购履约与验收
  第二十二条履约跟踪。需求部门应按照要求定期上报 政府采购项目履约情况,办公室进行分类统计,并在单位内 部进行通报。
  第二十三条 履约过程核验。供应商、需求部门或釆购 代理机构认为有必要,可以在合同履行过程中,对履约程度 进行核验,*作为交付或验收的依据。供应商在履约过程中 有政府釆购法律法规规定的违法违规情形的,需求部门应当 及时会同办公室报告财政部门。
  第二十四条 验收的组织。需求部门或采购代理机构应 当按照投标文件和釆购合同的约定,组织人员对供应商的履 约结果进行验收。其中分散采购项目,原则上应由需求部门 发起,釆购归口部门组织验收。委托釆购代理机构进行履约 验收的,由需求部门对验收结果进行书面确认。
  第二十五条 编制验收方案。需求部门应当根据项目特 点制定验收方案,明确履约验收的时间、方式、程序等内容。 技术复杂、社会影响较大的货物类项目,可以根据需要设置 出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重 验收环节;服务类项目,可根据项目特点对服务期内的服务 实施情况进行分期考核,结合考核情况和服务效果进行验 收;工程类项目应当按照行业管理部门规定的标准、方法和 内容进行验收。
  第二十六条 验收方式。采购归口部门应成立验收小组, 按照采购合同的约定对供应商履约情况进行验收,实际使用 人应参与验收。可以邀请参加本项目的其他供应商或第三方 专业机而及专家参与验收,相关验收意见作为验收书的参考 资料。
  .釆购金额较大且技术复杂的政府釆购项目,应当邀请国 家认可的专亚质量检测机构共同参加验收。验收小组成员应 由需求部门代表、采购代理机构代表及相关技术专家等组 成,立项、采购文件审查曾委托第三方专家进行的,第三方 专家也必须参与,直接参与该项目的采购人员不得作为验收 小组成员。
  第二十七条 验收确认。验收小组应当按照采购合同的 约定对每一项技术、服务、安全标准的履约情况进行确认。 验收结束后,应当出具验收书,列明各项标准的验收情况及 项目总体评价,由验收双方共同签署。验收结果应当与采购 合同约定的资金支付及履约保证金返还条件挂钩。履约验收 的各项资料应当存档备查。
  第二十八条 验收结算。验收合格的项目,需求部门应 当根据釆购合同的约定及时提请向供应商支付釆购资金、退 还履约保证金,具体程序按照《收支业务内部管理制度》执 行。 ,
  验收人应当在验收结算单上分别签署验收、结算意见, 参加验收的各成员应签名并承担相应责任。验收结算单是支 付采购资金的必备要件。
  第二十九条 验收变更。验收结果如不符合合同约定的, 由需求部门通知供应商限期达到合同约定的要求。验收结果 与釆购合同约定不完全符合,但不影响安全、不降低使用要 求和功能,而且要改变确有困难的,经供应商与需求部门及 采购代理机构协商一致,并报财政部门同意后,可减价接受。
  只有非重要部分不符合合同要求,而其他部分可以先行 使用的,且需求部门确有先使用的必要,经供应商与需求部 门及采购代理机构协商一致,并报财政部门同意,可就先使 用部分验收,并支付部分价款。
  第六章政府采购质疑与投诉
  第三十条 采购质疑管理。办公室应当在收到供应商的 书面质疑后七个工作日内作出答复,并以书面形式通知质疑
  供应商和其他有关供应商,但答复的内容不得涉及商业秘 密。
  第三十一条 采购投诉管理。办公室针对投诉事项,应 政府采购监督管理部门要求及时作出必要说明。
  第七章政府采购档案
  第三十二条 办公室和需求部门应对政府采购项目每项 采购活动的釆购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿 或者销毁。采购文件的保存期限为从釆购结束之日起至少保 存十五年。/
  第三十三条 采购文件包括采购活动记录、采购预算、 招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合 同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文 件、资料。
  釆购活动记录至少应当包括下列,内容: .
  (一) 采购项目类别、名称。
  (二) 釆购项目预算、资金构成和合同价格。
  (三) 采购方式,采用公开招标以外的釆购方式的,应 当载明原因。
  (四) 邀请和选择供应商的条件及原因。
  (五) 评标标准及确定中标人的原因。
  (六) .废标的原因。
  (七) 采用招标以外釆购方式的相应记载。
  第三十四条 非招标采购方式文件包括采购活动记录、 采购预算、谈判文件、询价通知书、响应文件、推荐供应商 的意见、评审报告、成交供应商确定文件、单一来源采购协 商情况记录、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决 定以及其他有关文件、资料。采购文件可以电子档案方式保 存。
  采购活动记录至少应当包括下列内容:
  -(一)采购项目类别、名称。
  (二) 采购项目预算、资金构成和合同价格。
  (三) 采购方式,采用该方式的原因及相关说明材料。
  (四) 选择参加采购活动的供应商的方式及原因。
  (五) 评定成交的标准及确定成交供应商的原因。
  (六) 终止釆购活动的,终止的原因。
  第八章 政府采购安全保密
  第三十五条 做好采购信息管理工作,杜绝无关人员接 触信息,做好保密工作。委托代理机构组织采购的,应签订 察密协议。
  第三十六条对于涉密政府釆购项目,需求部门应当与 相关春应点或采购申介和构签订保密协议或者在合同中设 定保密条款。
  • : ..第九章附则
  第三十七条 集中釆购目录、分散采购限额标准、公开 招标数额,依据财政部门发布的年度政府集中采购目录及标 准耽行。 .
  第三十八条本制度由办公室负责解释。
  第三十九条本制度自印发之日起施行。此前制订的与 本制度相抵触的,以本制度为准。’
  

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